Pourquoi les gens ne collaborent-ils pas ?

Je vous présente et résume les résultats d’une étude présentée dans le billet suivant publiée par The Content Economy. L’étude conduite en mai dernier posait 12 questions aux cadres professionnels. L’étude a reçu plus 500 réponses à ses questions. Voici donc un résumé des points marquants des réponses obtenues dans le cadre de cette étude sur la collaboration en entreprise.

Combien de courriels reliés au travail recevez-vous par jour ?1 cadre sur 3 reçoit plus de 50 courriels par jour qui sont reliés à son travail.

emailwork De ces courriels, 65% des répondants disaient que quelques-uns contenaient des pièces-jointes. Ces pièces jointes sont souvent seulement une ou deux pages qui seraient facilement insérables dans un wiki. Beaucoup d’employés ne comprennent pas le principe de dossiers partagés ou d’envoyer le lien du fichier sur le serveur au lieu d’envoyer le serveur au complet. On s’envoie alors des courriels qui contiennent des fichiers qui pourraient facilement se retrouver en ligne pour permettre à plus d’une personne de voir facilement le fichier.

Encore sur le sujet des courriels, 96% des répondants ont affirmé avoir déjà demandé du feedback sur le courriel envoyé, mais ne sont pas toujours enjoués à le faire. Ils n’aiment pas rajouter de nouveaux fardeaux à leurs collègues. ils reconnaissent qu’il n’est pas idéal pour des collaborations de groupe de se partager un fichier par courriel. C’est normal, chaque fois qu’un participant veut modifier le fichier, il doit re-envoyer le fichier par courriel à tout le groupe.

Une autres question posée avec des réponses intéressantes est : Saviez-vous qu’un wiki peut être utilisé  pour les documents qui requiert des modifications de groupe ?

75% des cadres connaissaient cette affirmation. Les cadres qui utilisaient actuellement les wiki étaient généralement satisfaits, mais trouvaient que l’adoption par toute l’entreprise d’un tel outil est nécessaire à la bonne fonction d’un wiki. Il faut que les employés y voient un outil de collaboration en ligne qui permet la modification d’informations simple d’utilisation pour tous.

Les raisons qui poussaient les cadres à ne pas l’utiliser étaient principalement :

  • Manque d’adoption par les employés
  • Wiki non disponible
  • Plate-formes wiki difficiles d’utilisation
  • Organisation qui n’approuve pas l’utilisation des wiki

La plupart de ces raisons trouvent réponse dans ce billet sur le blogue du Mouvement Québécois de la Qualité. Les compagnies doivent comprendre la différence qu’il existe entre les wiki publics tel Wikipedia et les wikis d’entreprise qui peuvent installés avec plus de contrôle.

Une autre portion de l’étude parle des réunions d’affaires, 62% ont entre 1 et 5 réunions tandis que 28% doivent se présenter à entre 6 et 10 réunions par semaine. L’étude mentionne qu’un sentiment général de mécontentement quant aux temps passé en réunion et le manque de préparation pour celle-ci. Ces réunions sont plus souvent en personne que via un médium.

La plupart des répondants (90%) regardent régulièrement l’agenda d’une réunion qui leur a été envoyé d’avance. Par contre, 78% des répondants ont aussi dit demander rarement des modifications à l’agenda d’une réunion. Les gens trouvent en général que cela est trop compliqué de demadner des changements à l’horaire. Certains répondants ont la bonne méthode en créant l’agenda dans un wiki, permettant facilement par les personnes concernées de modifier l’agenda lorsque le besoin est présent.

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Pascal Veilleux

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