Prévenir le désordre à l’usine et au bureau avec les 5S

Pour bien se situer, voici la signification de l’expression « 5S » en une phrase  : « Ensemble d’activités servant à établir et maintenir un poste de travail clair et ordonné afin d’en accroître la productivité et la sécurité. »  Ces activités proviennent du Système de Production Toyota et signifient les mots japonais suivants :

  • Seiri (Débarras)
  • Seiton (Rangement)
  • Seiso (Nettoyage)
  • Seiketsu (Ordre)
  • Shitsuke (Rigueur)

Je vais résumer chaque mot en une phrase, mais les définitions complètes sont disponibles sur le site du mouvement québécois de la qualité.

  • Débarras : Faire l’inventaire et trier les éléments du poste de travail
  • Rangement : Ranger chaque outil de travail à la place qu’il se doit
  • Nettoyage : Nettoyer et entretenir l’espace de travail
  • Ordre : Instaurer des points de contrôle visuel et former le personnel à celui-ci
  • Rigueur :  Instaurer des mesures pour appliquer les 4 points précédents avec rigueur !

Son utilisation en entreprise est très pratique afin d’éliminer les formes de gaspillage (en temps, en matériels, en espace et en efficacité) et améliorer la cadence du travail avec une meilleure disposition de l’espace de travail. De plus, après une instauration complète des 5S, il devient possible pour les employés de :

  • Détecter rapidement les anomalies
  • Repérer rapidement les choses
  • Travailler dans un environnement plus sûr, plus agréable et plus performant afin d’accroître la productivité et la sécurité par une meilleure gestion de l’espace et un meilleur aménagement des postes de travail

Vous devez vous dire que cela est applicable dans les usines et dans les chaînes de production facilement, mais avez-vous songé à appliquer les 5S dans vos bureaux. Cet ensemble d’activités est aussi applicable au bureau pour gagner en temps et en efficacité.

Comment ? En prenant 5 minutes par jour où vous décidez d’améliorer l’organisation de votre espace de travail. On ne parle pas de prendre des heures de réunion avec toute l’équipe. Seulement d’analyser votre espace de travail, direct, indirect ou virtuel, ranger les outils qui sont mal placés, nettoyer et entretenir votre espace de travail, instaurer des points de contrôle que vous pourrez voir facilement.

En gestes concrets, il y a plusieurs exemples simples qui me viennent à l’esprit.

  • Ce tiroir où vous ranger tout ce qui vous passer par les mains et jeter les outils que vous ne vous servez plus, pour ensuite ranger les outils restants.
  • Vos crayons traînent sur votre bureau ? Un porte-crayon à votre portée de mains réglera le tout.
  • Votre boîte à courriel avec aucun dossier personnalisé ? C’est le temps de gérer le tout.

Ces petits gestes concrèts ne peuvent vous occuper que 4-5 minutes par jour, mais appliqués chaque jour permettront d’optimiser votre espace de travail. Cela permettra aussi de prévenir le désordre.

Pour plus de renseignements sur le sujet :

Article sur le sujet par Le Mouvement Québécois de la Qualité

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Pascal Veilleux

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